Règlement de médiation

Article 1 – Saisine de l’IEAM

1. L’IEAM est saisie par une demande de médiation émanant d’une ou des parties à un différend, en vertu :

• soit d’une simple démarche volontaire
• soit d’une clause de médiation, désignant l’IEAM et stipulant éventuellement l’application de son Règlement de médiation.

2. En cas de médiation judiciaire, l’IEAM est désigné par décision du juge qui sera enregistrée par le Secrétariat dès réception.

3. Les processus de médiation sont soumis au Règlement de médiation et à son annexe en vigueur au jour de l’enregistrement de la demande par le Secrétariat de l’IEAM

4. La demande de médiation conventionnelle est adressée au Secrétariat de l’IEAM qui l’enregistre, si elle contient :

• Les coordonnées des parties ainsi qu’éventuellement de leurs conseils : noms (état civil et dénomination sociale), qualités, adresses, téléphones, télécopies et adresses électroniques ;
• La nature du différend ;
• L’estimation des montants en jeu ;
• Le cas échéant, le contrat comportant la clause de médiation et éventuellement l’accord d’une ou des parties quant aux modalités de la médiation ;
• Le paiement des frais administratifs tels que fixés dans le barème en vigueur.

5. Dans le cas où la demande a été présentée par l’une des parties seulement, le Secrétariat de l’IEAM notifie immédiatement cette saisine à l’autre ou aux autres partie(s) par courrier en adressant le Règlement de médiation de l’IEAM et en lui (leur) signifiant un délai de 15 jours à réception dudit courrier (délai qui peut être prorogé deux fois par l’IEAM à la demande expresse de l’une des parties) :

• soit pour accepter ou non la proposition de médiation
• soit, en présence d’une clause de médiation, pour communiquer toute observation relative à la mise en œuvre de la médiation.

6. En l’absence de clause de médiation ou à défaut de réponse dans le délai imparti ou si la proposition de médiation est refusée, le Secrétariat en avise l(es) autre(s) partie(s). L’IEAM est alors dessaisi d’office.

7. En présence d’une clause de médiation ou si la proposition de médiation est acceptée, le secrétariat en avise l(es) autre(s) partie(s) et complète l’enregistrement de la demande de médiation dès le versement par toutes les parties des frais administratifs et de la provision forfaitaire des honoraires du (des) médiateurs. Le Comité d’attribution est alors saisi en vue de la désignation d’un ou plusieurs médiateurs.

8. Dès lors que l’IEAM est saisi ou désigné, les parties s’engagent à participer à la médiation de bonne foi. Elles peuvent se faire assister par leurs conseils.

Article 2 – Confidentialité

Dès l’enregistrement de la demande de médiation par le Secrétariat, tous les écrits, travaux, communications ou autres éléments sont couverts par une stricte règle de confidentialité.

Toute personne participant à la médiation, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, y est soumise.

Sous réserve des dispositions légales et d’ordre public, le médiateur, au même titre que les parties, ne peut révéler notamment le contenu d’une information reçue ou d’une pièce produite à l’occasion de la médiation ou de sa demande, sauf accord expresse de toutes les parties

Article 3 – Désignation du médiateur

Le médiateur (ou les médiateurs ou comédiateurs désignés ci-après sous le vocable « le médiateur » quel que soit leur nombre) est choisi sur la liste des médiateurs de l’IEAM par le Comité d’attribution, eu égard notamment à la nature du différend et des souhaits éventuellement exprimés par les parties. En cas de médiation judiciaire, le médiateur peut être directement et nommément désigné dans la décision judiciaire

Le médiateur désigné aura un délai de quinze jours – à compter de la date de la notification de sa désignation adressée par mail et/ou par lettre simple par le Secrétariat de l’IEAM – pour informer l’IEAM par mail et par lettre simple s’il accepte ou non la mission. L’absence, au terme de ce délai, de réponse et/ou, en cas d’acceptation, de communication de la déclaration d’indépendance, de l’engagement de se conformer au présent Règlement et, le cas échéant, de tout autre document justificatif requis, vaudra refus.

Si les parties se sont mises d’accord pour la désignation d’un médiateur non inscrit sur la liste de l’IEAM, celui-ci pourra être retenu par le Comité d’attribution, à condition :

• qu’il s’engager à respecter et faire respecter scrupuleusement le présent Règlement,
• qu’il réponde aux conditions (formation en médiation, qualification, assurance ou garantie financière suffisante en rapport avec les risques éventuels liés à la mission, …) que doivent remplir les médiateurs IEAM

Chaque partie dispose d’un délai de huit jours à compter de la notification de la désignation du médiateur pour demander la désignation d’un autre médiateur. Le Comité d’attribution peut alors procéder à son remplacement. Si après deux désignations successives, l’une des parties demande encore le remplacement du médiateur proposé, il sera considéré que la médiation n’a pas pu se mettre en place, sauf demande contraire expresse de l’ensemble des parties.

En cas de décès ou d’empêchement du médiateur désigné, il est remplacé conformément aux dispositions ci-dessus.

Article 4 – Mission du médiateur

Le médiateur exécute sa mission en toute indépendance, neutralité et impartialité.

Il n’est pas tenu au respect du principe du contradictoire.

Le médiateur facilite l’élaboration d’une solution durable et mutuellement acceptable.

La durée de sa mission est de trois mois à compter de la date de la première réunion de médiation. A la demande expresse de toutes les parties, ce délai peut être prorogé, sauf opposition du médiateur.

Le médiateur informe le Secrétariat de l’IEAM du suivi du dossier, au plus tard à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la notification qu’il aura adressée à l’IEAM par mail et/ou lettre simple de son acceptation de la mission – accompagnée de sa déclaration d’indépendance, de son engagement de se conformer au présent Règlement et, le cas échéant, de tout autre document justificatif requis.

En présence d’une clause de médiation, le médiateur notifiera par écrit au Secrétariat de l’IEAM, avec copie aux parties et à leurs conseils, le cas échéant, l’impossibilité de mettre en œuvre la médiation du fait de l’absence ou du refus de l’une des parties de participer à la première réunion de médiation,

Article 5 – Fin de la médiation

La médiation prend fin :

• Par la conclusion d’un accord entre les parties et/ou un désistement d’instance et d’action, les actes correspondants étant alors rédigés le cas échéant par leurs conseils – avocats ou notaires,
• A l’initiative d’une ou des parties qui peut librement et à tout moment arrêter la médiation
• A l’initiative du médiateur, si les conditions de la médiation ne lui paraissent pas ou plus remplies ou si la médiation lui parait impossible
• A l’expiration du délai.

Dans tous les cas, le médiateur constate la fin de la médiation par écrit en indiquant l’issue (accord partiel / total/ pas d’accord) qu’il notifie au Secrétariat de l’IEAM (et au juge en cas de médiation judiciaire), avec copie aux parties et à leurs conseils, le cas échéant.

Article 6 – Accord des parties

a. Le médiateur n’est pas partie à l’accord et n’est donc pas signataire de l’accord.
b. Les parties prévoient la confidentialité qu’elles entendent donner à leur accord (notamment homologation judiciaire ou non).
c. Les parties s’engagent à exécuter l’accord de bonne foi.

Article 7 – Frais et honoraires de la médiation

Les frais et honoraires de la médiation sont fixés selon le barème en vigueur au jour de l’enregistrement de la demande de médiation par le Secrétariat de l’IEAM.

Toute demande de médiation doit être accompagnée du versement des frais administratifs forfaitaires (somme non récupérable) et d’une provision forfaitaire pour les honoraires du médiateur dès que toutes les parties ont donné leur accord pour s’engager dans un processus de médiation. Cette dernière est reçue soit par le médiateur directement soit par l’IEAM en qualité de simple dépositaire. Dans ce cas, les parties autorisent expressément l’IEAM à prélever sur ce dépôt le montant des factures qui lui sont présentées pour le règlement des frais et honoraires de médiation. Le reliquat éventuel est restitué aux parties, soit au prorata de leurs versements, soit conformément à l’accord intervenu entre elles.

Article 8 – Dispositions diverses

a) Toute personne ayant été désignée en qualité de médiateur s’interdit par là-même de remplir les fonctions d’arbitre, d’expert, de conseil ou de représentant d’une partie, notamment dans une procédure judiciaire ou arbitrale, s’il y un rapport avec le différend, objet de la médiation.

b) Les parties s’interdisent, notamment dans une procédure judiciaire ou arbitrale qui ferait suite à la médiation, de faire état :

• Des propos tenus au cours de la médiation,
• Des pièces ou éléments obtenus de l’autre partie en cette circonstance,
• De toute option ou proposition développée au cours de la médiation et de toute acceptation d’une telle option ou proposition par l’une ou l’autre des parties, sauf accord expresse de toutes les parties.

c) Les parties s’interdisent également de faire citer le médiateur comme témoin ou sachant.

d) pour la médiation judiciaire, il convient de se référer aux dispositions législatives en vigueur, aux dispositions des différents protocoles d’accord conclus, le cas échéant, entre les juridictions et l’IEAM et au présent Règlement de médiation, pour autant qu’il ne contrevient pas aux textes précités.

e) Toute interprétation du présent Règlement relève de la compétence du Président de l’IEAM.